Allgemeine Geschäftsbedingungen
Stand: 06.09.26
1. Anbieterin, Kundenkreis und Geltungsbereich
Anbieterin ist Nicole Janine Sommerfeld, Robert-Koch-Str. 49, 14974 Ludwigsfelde. ZeitSuite richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Diese AGB gelten für SaaS-Tarife, Testkonten und Self-Hosted-Lizenzen. Entgegenstehende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn ihrer Geltung ausdrücklich zugestimmt wurde.
2. Leistungsgegenstand
ZeitSuite stellt je nach gewähltem Tarif Funktionen für Arbeitszeiterfassung, Pausen, Zeitkonten, Beschäftigte, Kunden, Objekte, Projekte, Leistungen, Abwesenheiten, Berichte, Exporte, Android-App und Integrationen bereit. Maßgeblich sind die bei Vertragsschluss angezeigte Leistungsbeschreibung, der gebuchte Tarif und diese AGB. Bei Self-Hosted erhält der Kunde eine ausführbare Kopie zur Installation auf der eigenen Infrastruktur; Hosting und Betrieb sind nicht enthalten.
3. Vertragsschluss und technische Schritte
Der Kunde wählt Tarif und Nutzerzahl beziehungsweise konfiguriert die Self-Hosted-Lizenz, gibt die erforderlichen Unternehmensdaten ein, kann Eingabefehler vor Absenden korrigieren und bestätigt die Vertragsbedingungen. Die Weiterleitung zur Zahlungsfreigabe stellt den Antrag des Kunden dar. Der Vertrag kommt mit erfolgreicher Zahlungsbestätigung beziehungsweise Freischaltung durch ZeitSuite zustande. Vertragssprache ist Deutsch. Bestell- und Abrechnungsdaten werden gespeichert; der Kunde erhält die wesentlichen Vertragsinformationen und kann Rechnungen im Kundenportal abrufen.
4. Testphase und Live-Demo
Die kostenlose Testphase beträgt 3 Tage. Sie erfordert keine Zahlungsdaten, endet automatisch und wird nicht automatisch kostenpflichtig. Die öffentliche Live-Demo enthält vorbereitete Beispieldaten, ist schreibgeschützt und begründet kein Kundenkonto.
5. SaaS-Tarife, Nutzerzahl und Preise
SaaS-Entgelte werden je gebuchtem aktivem Nutzer und Abrechnungsmonat berechnet. Die gebuchte Nutzerzahl darf die Zahl aktiver Benutzerkonten nicht unterschreiten. Tarif- und Nutzeränderungen werden vor Bestätigung angezeigt. Alle Preise sind Nettopreise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.
6. Laufzeit, Abrechnung und Kündigung
SaaS-Verträge laufen auf unbestimmte Zeit mit monatlichen Abrechnungszeiträumen. Sie können zum Ende des laufenden bezahlten Zeitraums über das Kundenportal gekündigt werden. Die Nutzung bleibt bis zum Ende dieses Zeitraums möglich. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Fehlgeschlagene Zahlungen können nach angemessener Vorankündigung zur Sperrung führen.
7. Self-Hosted-Lizenz
Die Self-Hosted-Kaufversion kostet nach aktueller Preisliste 999,00 Euro netto und umfasst 5 Mitarbeiterzugänge. Jeder zusätzlich bestellte Mitarbeiterzugang kostet einmalig 9,95 Euro netto. Das optionale Custom Branding für die Self-Hosted-Kaufversion kostet einmalig 99,00 Euro netto. Nach bestätigter Zahlung wird ein zeitlich begrenzter Download bereitgestellt. Der Kunde erhält ein einfaches, zeitlich unbefristetes, nicht übertragbares Recht, die Software für das bei Bestellung genannte Unternehmen und höchstens die lizenzierte Zahl an Mitarbeiterzugängen zu betreiben. Weiterverkauf, öffentliche Bereitstellung, Unterlizenzierung, Umgehung technischer Schutzmaßnahmen und Nutzung für nicht lizenzierte Dritte sind unzulässig, soweit keine zwingende gesetzliche Erlaubnis besteht.
8. Self-Hosted-Betrieb und Systemvoraussetzungen
Der Kunde ist für geeigneten Webserver, unterstützte PHP- und MySQL-/MariaDB-Version, HTTPS, Domain, E-Mail-Versand, Cronjobs, Updates, Rechtekonzept, Backups, Wiederherstellung, Monitoring und Datenschutz seiner Installation verantwortlich. Zugangsdaten und produktive Daten sind vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Schnittstellen zu Drittanbietern erfordern eigene gültige Zugangsdaten und können von deren Verfügbarkeit und Bedingungen abhängen.
9. Pflichten des Kunden
Der Kunde macht vollständige und richtige Unternehmensangaben, hält Kontaktdaten aktuell, schützt Zugangsdaten, weist Rollen nach dem Erforderlichkeitsprinzip zu und verhindert missbräuchliche Nutzung. Er stellt sicher, dass eingestellte Daten rechtmäßig verarbeitet werden, Beschäftigte ordnungsgemäß informiert sind und arbeits-, mitbestimmungs-, steuer-, handels- und datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten werden. Unzulässige, rechtsverletzende oder schädliche Inhalte dürfen nicht eingestellt werden.
10. Arbeitszeit- und Standortfunktionen
ZeitSuite unterstützt Erfassung, Berechnung und Auswertung. Der Kunde bleibt für korrekte Arbeitszeitregeln, Pausen, Sollzeiten, Feiertage, Freigaben, Kontrollen und gesetzlich erforderliche Aufbewahrung verantwortlich. Automatische Berechnungen sind anhand der betrieblichen Vorgaben zu prüfen; Korrekturen werden, soweit vorgesehen, protokolliert.
Der optionale Standortnachweis darf nur für einen festgelegten, rechtmäßigen und erforderlichen betrieblichen Zweck aktiviert werden. Der Kunde informiert betroffene Beschäftigte rechtzeitig und vollständig, wahrt Mitbestimmungsrechte, beschränkt Auswertungen auf berechtigte Personen und verwendet die Daten nicht für eine unverhältnismäßige Leistungs- oder Verhaltenskontrolle. Die Funktion erfasst Ereignissnapshots und ist kein lückenloser Anwesenheitsbeweis; Genauigkeit und Geräteangaben können technisch abweichen.
10a. Custom Branding
Das Zusatzpaket ermöglicht die mandantenbezogene Anzeige eines Kundenlogos und Firmennamens in Dashboard und Android-App. Bei SaaS wird der im gewählten Tarif ausgewiesene monatliche Zusatzpreis berechnet; bei der Self-Hosted-Kaufversion beträgt der Zusatzpreis einmalig 99,00 Euro netto. Zulässige Dateiformate, Bildmaße und Dateigröße ergeben sich aus dem Uploadformular. Der Kunde räumt ZeitSuite für die Vertragsdauer beziehungsweise bei der Self-Hosted-Lizenz für die Dauer der zulässigen Softwarenutzung das zur Darstellung erforderliche einfache Nutzungsrecht ein und garantiert, dass Rechte Dritter nicht verletzt werden. Eine App-Store-Veröffentlichung unter einer eigenen Kunden-App-Identität ist nicht geschuldet; die Marke wird innerhalb der zentral bereitgestellten ZeitSuite-App nach Anmeldung geladen.
10b. Individuelle Erweiterungen und Anpassungen
Beim Abschluss eines SaaS-Tarifs kann der Kunde optional eine individuelle Design-, Funktions-, Workflow- oder sonstige Softwareanpassung zum bei Bestellung ausgewiesenen einmaligen Preis beauftragen; derzeit beträgt dieser 99,00 Euro netto. Der Kunde beschreibt den gewünschten Leistungsumfang im dafür vorgesehenen Freitextfeld möglichst konkret. Diese Beschreibung wird als Auftrags- und Umsetzungsvorgang mit dem gebuchten Tarif verknüpft. Der reguläre SaaS-Tarif wird nach erfolgreicher Zahlungsbestätigung unabhängig vom Fertigstellungszeitpunkt der individuellen Erweiterung freigeschaltet und kann sofort im jeweils gebuchten Standardumfang genutzt werden.
Der Bearbeitungsstatus wird im Kundenportal dokumentiert. ZeitSuite kann die technisch fertiggestellte Anpassung ausschließlich für die Organisation des beauftragenden Kunden aktivieren oder, sofern die Funktion hierfür geeignet ist, in das globale System übernehmen. Eine globale Übernahme ändert nicht den einmalig vereinbarten Preis des konkreten Auftrags und begründet ohne gesonderte Vereinbarung weder Exklusivität noch ausschließliche Rechte an generischen Programmteilen. Sobald die beauftragte Anpassung produktiv freigegeben und im Betreiberbackend als fertig und live gekennzeichnet wurde, erhält der Kunde eine automatische Fertigstellungsmitteilung an die im Kundenkonto hinterlegte geschäftliche E-Mail-Adresse.
Die Leistungsbeschreibung soll den gewünschten Zustand, betroffene Ansichten oder Prozesse und erforderliche Rollen/Felder hinreichend bestimmen. Änderungen oder Erweiterungen des beschriebenen Leistungsumfangs nach Vertragsschluss bedürfen einer gesonderten Vereinbarung. Zwingende gesetzliche Mängelrechte im unternehmerischen Geschäftsverkehr bleiben unberührt.
11. Integrationen und Dienste Dritter
PayPal, Lexware Office, OpenAI, E-Mail-Dienste, externe APIs und Webhooks sind eigenständige Dienste Dritter. Sie werden nur genutzt, wenn dies für Zahlung, Kommunikation oder eine vom Kunden aktivierte Funktion erforderlich ist. Änderungen, Ausfälle, Beschränkungen oder Beendigungen dieser Dienste können die jeweilige Integration beeinflussen. ZeitSuite schuldet keine unveränderte Verfügbarkeit fremder Dienste.
12. Verfügbarkeit, Wartung und Weiterentwicklung
ZeitSuite strebt eine hohe Verfügbarkeit an, schuldet jedoch keine unterbrechungsfreie Nutzung, sofern nicht individuell ein Service-Level vereinbart wurde. Wartung, Sicherheitsmaßnahmen, höhere Gewalt, Internet- oder Drittanbieterstörungen können zu Einschränkungen führen. Funktionen dürfen technisch und sicherheitsbedingt weiterentwickelt werden, wenn der Vertragszweck und das berechtigte Äquivalenzinteresse des Kunden gewahrt bleiben.
13. Datensicherung und Datenexport
Im SaaS-Betrieb werden betriebliche Sicherungen nach dem vorgesehenen Systemumfang erstellt. Sie ersetzen kein kundenseitiges Archiv. Der Kunde soll regelmäßig angebotene Exporte sichern. Nach Vertragsende kann der Zugang deaktiviert und der Datenbestand nach Ablauf gesetzlicher beziehungsweise vereinbarter Fristen gelöscht werden. Bei Self-Hosted liegt die vollständige Sicherungs- und Wiederherstellungsverantwortung beim Kunden.
14. Mängel
Der Kunde meldet reproduzierbare Mängel mit nachvollziehbarer Beschreibung unverzüglich. ZeitSuite darf nach eigener Wahl nachbessern oder eine zumutbare Ersatzlösung bereitstellen. Ansprüche bestehen nicht für Störungen, die auf ungeeignete Kundensysteme, eigenmächtige Änderungen, Fehlbedienung oder nicht unterstützte Drittsoftware zurückgehen. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Mängelrechte im unternehmerischen Geschäftsverkehr.
15. Haftung
ZeitSuite haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für schuldhafte Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Der Kunde ist insbesondere verpflichtet, durch angemessene Datensicherungen vermeidbare Datenverluste zu begrenzen.
16. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Für eigene Vertrags-, Abrechnungs- und Kommunikationsdaten ist ZeitSuite Verantwortliche. Soweit ZeitSuite Beschäftigten-, Kunden- oder Projektdaten nach Weisung verarbeitet, schließen die Parteien vor Produktivnutzung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Kunde bleibt für Zulässigkeit, Informationspflichten, Berechtigungskonzept und Weisungen verantwortlich.
17. Vertraulichkeit
Beide Parteien behandeln als vertraulich gekennzeichnete oder erkennbar vertrauliche Geschäfts- und Betriebsinformationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt.
18. Änderungen dieser AGB
Änderungen werden dem Kunden in Textform mitgeteilt. Sie gelten für laufende Verträge nur, wenn sie wegen Rechtsänderungen, Sicherheitsanforderungen oder technischer Weiterentwicklung erforderlich und für den Kunden zumutbar sind. Wesentliche Änderungen von Preis oder Hauptleistung bedürfen einer ausdrücklichen Vereinbarung oder gelten erst für einen neu bestätigten Tarif.
19. Schlussbestimmungen
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen ist, soweit zulässig, der Sitz der Anbieterin. Individuelle Vereinbarungen gehen diesen AGB vor. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.